Cómo empezar con un recepcionista con IA: elegir, configurar y probar en 7 pasos

La mayoría de los proyectos de IA fallan porque empiezan demasiado a lo grande. Lo que funciona es lo contrario: un canal, un objetivo claro, datos reales y una semana de ajustes. Estos son los siete pasos que usamos nosotros cuando empieza una empresa nueva.

Paso 1: elige una sola tarea

Empieza por lo que más duele. Para la mayoría de las empresas son las llamadas perdidas fuera de horario o con la línea ocupada. Deja las llamadas salientes y la integración con la tienda online para cuando la primera tarea funcione.

Paso 2: escribe el documento de conocimiento

La IA solo sabe lo que le cuentas. Escribe en una página:

• Servicios con duración y precio (o de qué depende el precio).
• Horario, dirección y aparcamiento.
• Las diez preguntas que más hacen los clientes, con tus respuestas.
• Lo que la IA no debe responder ni prometer.
• Cuándo transferir y a quién. Consulta las reglas de transferencia.

Paso 3: escribe el saludo

Breve, amable y honesto: «Está hablando con el asistente digital de [empresa]. Esta llamada se graba. ¿En qué puedo ayudarle?». Así cumples la obligación de informar de que es una IA y de que la llamada se graba. Consulta RGPD y Reglamento de IA.

Paso 4: conecta el calendario

Conecta Google Calendar, Outlook o tu programa sectorial, y fija la duración de cada servicio y los márgenes. Comprueba que la IA solo ve huecos libres.

Paso 5: llama tú mismo, diez veces

Antes de que lo hagan los clientes, llama tú y pide a tus compañeros que llamen:

1. Una reserva normal.
2. Un cambio y una cancelación.
3. Las tres preguntas más frecuentes.
4. Una pregunta para la que la IA no tiene respuesta.
5. Un caso urgente.
6. Un cliente enfadado.
7. Un cliente que quiere hablar con una persona.
8. Un compañero con otro acento.

Paso 6: desvía las llamadas, poco a poco

Empieza desviando fuera de horario o cuando la línea esté ocupada. Mantienes tu número y tu equipo sigue contestando cuando puede. Amplía cuando tengas confianza.

Paso 7: lee las transcripciones la primera semana

El paso más importante. Lee cada conversación los primeros días y pregúntate: ¿entendió la consulta? ¿Respondió bien? ¿Transfirió cuando debía? Corrige el documento de conocimiento cada vez que encuentres un hueco. Al cabo de una semana, la mayoría de los huecos estarán cubiertos.

¿Cómo elegir una solución?

Antes del paso 1 tienes que elegir proveedor. Usa los nueve requisitos de atención telefónica con IA: qué exigir, escucha una voz de IA real y compara precios en ¿cuánto cuesta un recepcionista con IA?. En Aibooking.dk puedes hacerlo todo tú mismo en una prueba gratuita, o contratar la configuración y recorremos contigo los pasos 2 a 6 en una sesión de onboarding.