Recepcionista con IA, RGPD y Reglamento de IA: lo que las empresas deben saber

Cuando un recepcionista con IA atiende el teléfono, o un widget de IA de tu web toma una reserva, trata datos personales: nombre, teléfono, quizá una dirección y el motivo del contacto. No es motivo para no hacerlo, pero sí para hacerlo bien. Estas son las normas que se aplican en 2026, explicadas sin jerga jurídica. Este artículo es información general, no asesoramiento jurídico.

1. RGPD: las mismas reglas que para un formulario de contacto

• Finalidad y base jurídica: puedes tratar los datos para gestionar la consulta y la reserva. No los uses para otra cosa sin una nueva base jurídica.
• Minimización de datos: pide solo lo necesario. Una peluquería no necesita el DNI.
• Contrato de encargo de tratamiento: el proveedor de IA trata los datos por cuenta tuya y debe tener un contrato de encargo de tratamiento contigo.
• Conservación y borrado: acuerda cuánto tiempo se guardan las conversaciones, las grabaciones y las transcripciones.
• Transferencias fuera de la UE: pregunta dónde se tratan los datos. Lo más sencillo es que se traten en la UE.
• Deber de información: describe el uso de la IA y de la grabación en tu política de privacidad.

2. Grabación de llamadas

Muchas soluciones de IA graban y transcriben las llamadas para que veas lo que se acordó. Para ello necesitas una base jurídica, por ejemplo un interés legítimo en documentar que prevalezca sobre el interés de quien llama en no ser grabado, y debes informar de la grabación. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y las demás autoridades nacionales publican orientaciones al respecto. Si la conversación contiene datos sensibles, por ejemplo de salud, se aplican normas más estrictas. Por eso, indica en el saludo que la llamada se graba y configura la IA para que no pregunte por cuestiones de salud salvo que sea necesario.

3. El Reglamento de IA: decir que es una IA

El Reglamento de IA de la UE (Reglamento 2024/1689) contiene en su artículo 50 obligaciones de transparencia que se aplican desde el 2 de agosto de 2026: los sistemas de IA que interactúan directamente con personas deben diseñarse de forma que estas sepan que están interactuando con un sistema de IA, salvo que sea evidente. Un recepcionista con IA o un chatbot no es IA de alto riesgo, pero está sujeto a esta obligación. El «ómnibus digital» de la UE del verano de 2026 aplazó las normas para la IA de alto riesgo, pero, según los análisis jurídicos, no esta obligación.

En la práctica: el saludo debe decir algo como «Está hablando con el asistente digital de [empresa]». Es también lo que mejor acogen los clientes.

4. Llamadas salientes y marketing

Si la IA llama, se aplica además la normativa de comunicaciones comerciales; en España, la Ley General de Telecomunicaciones. Las llamadas automatizadas de marketing directo requieren consentimiento previo. Los recordatorios de citas reservadas son servicio. Consulta las normas para las llamadas salientes con IA.

Preguntas para tu proveedor

1. ¿Dónde se tratan y almacenan los datos de las conversaciones? ¿En la UE?
2. ¿Tenéis un contrato de encargo de tratamiento estándar y qué subencargados utilizáis?
3. ¿Cuánto tiempo se conservan las grabaciones y transcripciones, y puedo cambiarlo?
4. ¿Se pueden localizar y borrar los datos de un cliente si lo pide?
5. ¿Se cifran los datos en tránsito y en reposo?
6. ¿Puedo decidir yo el saludo, para que la IA diga que es una IA y que la llamada se graba?
7. ¿Se usan las conversaciones de mis clientes para entrenar vuestros modelos o los de terceros?

Cómo lo gestiona Aibooking.dk

Los datos se tratan en la UE, con almacenamiento cifrado, reglas de borrado acordadas y un contrato de encargo de tratamiento. Las grabaciones y transcripciones solo están disponibles para ti, y tú decides el texto del saludo. Lee nuestra política de privacidad o mira cómo encaja con la tecnología en la tecnología de IA más reciente en 2026.