KI-Rezeptionist, DSGVO und KI-Verordnung: Was Unternehmen wissen müssen

Wenn ein KI-Rezeptionist ans Telefon geht oder ein KI-Widget auf Ihrer Website eine Buchung entgegennimmt, verarbeitet es personenbezogene Daten: Name, Telefonnummer, vielleicht eine Adresse und einen Kontaktgrund. Das ist kein Grund, es zu lassen – aber ein Grund, es richtig zu machen. Hier sind die Regeln, die 2026 gelten, ohne Juristendeutsch erklärt. Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Rechtsberatung.

1. DSGVO: dieselben Regeln wie bei einem Kontaktformular

• Zweck und Rechtsgrundlage: Sie dürfen die Daten verarbeiten, um die Anfrage und die Buchung zu bearbeiten. Verwenden Sie sie nicht ohne neue Rechtsgrundlage für etwas anderes.
• Datenminimierung: Fragen Sie nur, was nötig ist. Ein Friseur braucht keine Ausweisnummer.
• Auftragsverarbeitungsvertrag: Der KI-Anbieter verarbeitet Daten in Ihrem Auftrag und muss mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag haben.
• Speicherung und Löschung: Vereinbaren Sie, wie lange Gespräche, Aufzeichnungen und Transkripte aufbewahrt werden.
• Übermittlungen außerhalb der EU: Fragen Sie, wo die Daten verarbeitet werden. Verarbeitung in der EU ist am einfachsten.
• Informationspflicht: Beschreiben Sie den Einsatz von KI und die Aufzeichnung in Ihrer Datenschutzerklärung.

2. Aufzeichnung von Telefonaten

Viele KI-Lösungen zeichnen Anrufe auf und transkribieren sie, damit Sie sehen, was vereinbart wurde. Dafür brauchen Sie eine Rechtsgrundlage – etwa ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation, das das Interesse des Anrufers überwiegt, nicht aufgezeichnet zu werden – und Sie müssen über die Aufzeichnung informieren. Je nach Land können zusätzliche Regeln gelten; in Deutschland etwa ist das heimliche Aufzeichnen strafbar, und Datenschutzbehörden verlangen in der Regel eine Einwilligung oder zumindest einen klaren Hinweis. Enthält das Gespräch sensible Daten – etwa zur Gesundheit –, gelten strengere Regeln. Sagen Sie deshalb in der Begrüßung, dass das Gespräch aufgezeichnet wird, und richten Sie die KI so ein, dass sie nur dann nach Gesundheitsfragen fragt, wenn es nötig ist.

3. Die KI-Verordnung: sagen, dass es eine KI ist

Die KI-Verordnung der EU (Verordnung 2024/1689) enthält in Artikel 50 Transparenzpflichten, die ab dem 2. August 2026 gelten: KI-Systeme, die direkt mit Menschen interagieren, müssen so gestaltet sein, dass diese Menschen darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist. Ein KI-Rezeptionist oder Chatbot ist keine Hochrisiko-KI, fällt aber unter diese Pflicht. Der „digitale Omnibus“ der EU vom Sommer 2026 hat die Regeln für Hochrisiko-KI verschoben, laut juristischen Analysen aber nicht diese Pflicht.

In der Praxis: Die Begrüßung sollte etwa sagen: „Sie sprechen mit der digitalen Assistenz von [Unternehmen]“. Darauf reagieren Kunden auch am besten.

4. Ausgehende Anrufe und Werbung

Ruft die KI selbst an, gilt zusätzlich das Wettbewerbsrecht – in Deutschland § 7 UWG. Automatisierte Anrufe zur Direktwerbung erfordern eine vorherige ausdrückliche Einwilligung. Erinnerungen an gebuchte Termine sind Service. Siehe die Regeln für ausgehende KI-Anrufe.

Fragen an Ihren Anbieter

1. Wo werden die Gesprächsdaten verarbeitet und gespeichert – in der EU?
2. Haben Sie einen Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag, und welche Unterauftragsverarbeiter nutzen Sie?
3. Wie lange werden Aufzeichnungen und Transkripte aufbewahrt, und kann ich das ändern?
4. Können die Daten eines Kunden auf Anfrage gefunden und gelöscht werden?
5. Werden die Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt?
6. Kann ich die Begrüßung selbst festlegen, sodass die KI sagt, dass sie eine KI ist und das Gespräch aufgezeichnet wird?
7. Werden die Gespräche meiner Kunden zum Training Ihrer oder fremder Modelle verwendet?

So handhabt es Aibooking.dk

Die Daten werden in der EU verarbeitet, verschlüsselt gespeichert, nach vereinbarten Löschregeln gelöscht und durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgesichert. Aufzeichnungen und Transkripte sind nur für Sie zugänglich, und den Wortlaut der Begrüßung bestimmen Sie selbst. Lesen Sie unsere Datenschutzerklärung oder sehen Sie, wie das zur Technik passt, in die neueste KI-Technologie 2026.